Dijital Özlük Dosyası ve Belge Yönetimi
Belge sistemi dört katmanlıdır: kategori → belge tipi → şirketinizin zorunluluk tanımı → personelin belgesi. Böylece 'bizde hangi belge zorunlu' sorusunun cevabı sistemde yazılıdır, kişilerin hafızasında değil.
Çözdüğü problemler
Bugün nasıl yürüyor?
Bu modül devreye girmeden önce en sık karşılaştığımız tablo.
- Denetim geldiğinde hangi personelin hangi belgesinin eksik olduğu bilinmiyor.
- Sağlık raporu, İSG eğitimi, ehliyet ve psikoteknik belgelerinin süresi habersiz doluyor.
- Belgeler klasörlerde, e-postalarda ve ortak sürücüde dağınık duruyor.
- Kimlik fotokopisi gibi hassas belgeler herkesin erişebildiği yerlerde tutuluyor.
Neler var
Dijital Özlük Dosyası modülünde neler yapabilirsiniz?
Zorunluluk tanımı
Hangi belge tipinin zorunlu olduğunu şirket, personel tipi veya departman bazında tanımlarsınız. Eksik belge listesi bu tanıma göre otomatik oluşur.
Onay akışı
Yüklenen her belge eksik → onay bekliyor → onaylandı / reddedildi akışından geçer. Reddedilen belgede gerekçe zorunludur.
Süre takibi ve erken uyarı
Süreli belgeler için 90 / 60 / 30 / 7 gün kalan uyarıları. Sağlık raporu, sertifika, ehliyet, pasaport, vize ve lisanslar aynı uyarı ekranında toplanır.
Sözleşme yönetimi
Şablondan sözleşme atanır; atandı → görüntülendi → imzalandı adımları, imza zamanı ve cihaz bilgisiyle birlikte kaydedilir.
Hassas veri ayrımı
T.C. kimlik numarası, sağlık bilgisi, ücret ve IBAN gibi hassas alanlar ayrı bir katmanda tutulur; maskelenir ve ek yetki kapısı ile korunur.
Tam personel kartı
Kimlik ve iletişim, aile bilgileri, acil durum kişileri, iş bilgileri, eğitim ve yetkinlikler, zimmet, sağlık ve İSG — hepsi tek kartta, bölüm bölüm tamamlanma durumuyla.
SSS
Dijital Özlük Dosyası hakkında sorulanlar
Özlük dosyasında hangi belgeler bulunmalı?
İş Kanunu uyarınca işveren her çalışan için özlük dosyası tutmak zorundadır; kimlik belgesi, iş sözleşmesi, SGK giriş bildirgesi, sağlık raporu, diploma ve İSG eğitim kayıtları tipik olarak bu dosyada yer alır. IKMaster bu belge tiplerini hazır kategoriler halinde sunar; hangilerinin sizde zorunlu olacağını siz belirlersiniz. Yasal kapsam için mali müşavirinizle teyit etmenizi öneririz.
Mevcut kağıt dosyalarımı nasıl aktarırım?
Belgeler personel kartından tek tek veya toplu olarak yüklenebilir. Kurulum aşamasında belge tiplerini ve zorunlulukları birlikte tanımlıyoruz; sonrasında eksik listesi size yol haritası çıkarır.
Belgelere kimler erişebilir?
Erişim rol ve izin kodları ile yönetilir. Hassas belgeler için ayrı bir görüntüleme izni gerekir; bir kullanıcının İK modülüne erişimi olması hassas verileri görebileceği anlamına gelmez.
Dijital Özlük Dosyası modülünü canlı görün
Formu doldurun, 30 dakikalık demo görüşmesini planlayalım.
Süreçlerinizi tek panelde görmek ister misiniz?
30 dakikalık demo görüşmesinde IKMaster'ı kendi organizasyon yapınız üzerinden gösteriyoruz. Hazırlık yapmanıza gerek yok.
Kredi kartı istemiyoruz · Kurulum için sunucuya ihtiyaç yok