Yıllık Ücretli İzin Hakkı ve Hesaplama Rehberi

Yıllık ücretli izin, İş Kanunu'nda düzenlenen ve sözleşmeyle ortadan kaldırılamayan bir haktır. Buna rağmen izin bakiyesi, uygulamada en çok tartışma çıkaran İK verilerinden biridir — çünkü çoğu iş yerinde Excel'de elle güncellenir.

İzin hakkı ne zaman doğar?

Yıllık ücretli izne hak kazanmak için işçinin, deneme süresi de dahil olmak üzere en az bir yıl çalışmış olması gerekir. Bir yıl dolmadan yıllık izin hakkı doğmaz; bu süre içinde verilen izinler mazeret veya avans izin olarak değerlendirilir.

Kıdem hesabı, işçinin aynı işverene bağlı olarak çalıştığı süreler üzerinden yapılır. Aynı işverenin farklı iş yerlerinde geçen süreler de bu hesaba dahil edilir.

Kıdeme göre izin süreleri

Kanunda belirlenen asgari süreler kıdeme göre şu şekildedir:

• 1 yıldan 5 yıla kadar (5 yıl dahil) kıdem: en az 14 gün
• 5 yıldan fazla, 15 yıldan az kıdem: en az 20 gün
• 15 yıl ve daha fazla kıdem: en az 26 gün
• 18 yaşından küçük ve 50 yaşından büyük işçiler: kıdemine bakılmaksızın en az 20 gün

Bunlar asgari sürelerdir. İş sözleşmesi veya toplu iş sözleşmesiyle daha yüksek süreler belirlenebilir; belirlenmişse uygulanacak süre odur. Yer altı işlerinde çalışanlar için süreler dörder gün artırımlı uygulanır.

İzin hesabında sık yapılan hatalar

1. Hafta tatilinin izinden sayılması

Yıllık izin süresine rastlayan ulusal bayram, hafta tatili ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz. Bu günler izin bakiyesinden düşülürse çalışan hak kaybına uğrar.

2. Devreden izinlerin takip edilmemesi

Kullanılmayan izinler ortadan kalkmaz. Sistemde 'devreden' gün ayrı bir alanda tutulmazsa, birkaç yıl sonra çalışanın gerçek bakiyesi bilinemez hale gelir ve iş ilişkisi sona erdiğinde ciddi bir mali kalem olarak karşınıza çıkar.

3. Bekleyen taleplerin bakiyeden düşülmesi

Onaylanmamış bir izin talebi bakiyeden düşülmemelidir; ancak tamamen de görmezden gelinmemelidir. Doğru yaklaşım, bekleyen günleri ayrı bir alanda tutup kalan izni 'hakedilen − kullanılan − bekleyen' olarak göstermektir. Aksi halde aynı bakiyeye iki farklı talep girilebilir.

4. İzin gününün devamsızlıkla karışması

Onaylanmış izin, puantaj kaydına otomatik olarak işlenmiyorsa o gün devamsızlık olarak görünür. Bu, hem bordroya hem de personelin devam raporuna yanlış yansır.

İzin bakiyesini doğru tutmanın kuralı

Kalan izin, saklanan bir değer değil hesaplanan bir değer olmalıdır. Yani veritabanında 'kalan gün: 8' diye bir alan tutmak yerine, şu dört bileşen ayrı ayrı tutulmalı ve kalan bunlardan türetilmelidir:

1. 1Hakedilen gün (kıdem ve izin tipi kurallarına göre, yıl bazında)
2. 2Kullanılan gün (onaylanmış ve gerçekleşmiş izinler)
3. 3Bekleyen gün (onay sürecindeki talepler)
4. 4Devreden gün (önceki yıldan aktarılan)

Bu ayrım yapıldığında bakiye hiçbir zaman elle güncellenmez; dolayısıyla iki farklı kişinin iki farklı rakam söylemesi mümkün olmaz. İtiraz geldiğinde de hangi bileşenin nereden geldiği tek tek gösterilebilir.

Onay sürecini de kayıt altına alın

İzin uyuşmazlıklarında tartışma çoğu zaman gün sayısı üzerinde değil, 'ben bunu söylemiştim' üzerinde çıkar. Talebin ne zaman açıldığı, kimin onayladığı, ne zaman onaylandığı ve reddedildiyse gerekçesinin ne olduğu kayıt altındaysa tartışacak bir şey kalmaz.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş niteliği taşımaz. Somut durumlar için mali müşavirinize veya hukuk danışmanınıza başvurun.