Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler

Özlük dosyası, işverenin her çalışan için tutmakla yükümlü olduğu belge setidir. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesi, işverene çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenleme ve bu dosyada kanundan doğan belgelerle birlikte istenen diğer belgeleri saklama yükümlülüğü getirir.

Uygulamada bu yükümlülük çoğunlukla bir klasörle karşılanır. Sorun, klasörün eksik olup olmadığının ancak denetim geldiğinde anlaşılmasıdır.

Dosyada tipik olarak yer alan belgeler

Belge listesi sektöre ve pozisyona göre değişir. Aşağıdaki gruplandırma, uygulamada en sık karşılaşılan kategorileri gösterir:

Kimlik ve iletişim

• Kimlik belgesi fotokopisi
• İkametgah / adres beyanı
• Vesikalık fotoğraf
• Yabancı uyruklu çalışanlar için çalışma izni belgesi

İş ilişkisinin kurulması

• Yazılı iş sözleşmesi
• SGK işe giriş bildirgesi
• İş başvuru formu ve özgeçmiş
• Ücret ve yan hak bildirimleri

Eğitim ve yetkinlik

• Diploma veya öğrenim belgesi
• Mesleki yeterlilik belgeleri
• Ehliyet ve — gerekiyorsa — psikoteknik belgesi
• Operatör, forklift, ADR gibi göreve özel belgeler

Sağlık ve iş güvenliği

• İşe giriş sağlık raporu
• Periyodik muayene kayıtları
• İSG eğitim katılım belgeleri
• Kişisel koruyucu donanım teslim tutanakları

İş ilişkisi boyunca oluşan belgeler

• Yıllık izin defteri / izin talep ve onay kayıtları
• Bordro ve ücret hesap pusulaları
• Zimmet tutanakları
• Uyarı, savunma ve disiplin yazışmaları
• Fazla çalışma onayları

İş ilişkisinin sona ermesi

• Fesih bildirimi ve tebliğ belgesi
• SGK işten ayrılış bildirgesi
• İbraname ve hesap pusulası
• Çalışma belgesi

Bu liste yaygın uygulamayı özetler, hukuki görüş değildir. Sektörünüze ve çalışan statüsüne göre ek belgeler gerekebilir; kesin kapsamı mali müşaviriniz veya hukuk danışmanınızla belirleyin.

Asıl zorluk: süreli belgeler

Özlük dosyasının bir kez tamamlanıp bitmesi mümkün değildir, çünkü içindeki belgelerin bir kısmı süreli olarak yaşar. Sağlık raporu, İSG eğitimi, psikoteknik belgesi, operatör sertifikaları, ehliyet, pasaport ve vize — hepsinin bir bitiş tarihi vardır.

Bu belgelerin süresi dolduğunda çalışan görevine devam ediyorsa, doğan sorumluluk işverendedir. Kağıt sistemde bu takibin yapılması pratikte mümkün değildir; kimse elli kişinin belge bitiş tarihini takvimde tutmaz.

Dijital özlük dosyasının en somut kazancı burada ortaya çıkar: süresi yaklaşan belgeler kalan güne göre sıralı bir listede toplanır ve 90, 60, 30 ve 7 gün kala uyarı üretir.

Dijital arşive geçerken KVKK açısından dikkat edilecekler

Özlük dosyası, doğası gereği kişisel veri barındırır; sağlık raporu ve engellilik bilgisi gibi kalemler ise özel nitelikli kişisel veri kapsamındadır. Dijitale geçerken şu başlıklar teknik olarak karşılanmalıdır:

• Erişim kontrolü: her yetkili kullanıcı her belgeyi görememelidir. Hassas belgeler ayrı bir izin kapısının arkasında olmalıdır.
• Maskeleme: kimlik numarası, IBAN gibi alanlar yetkisiz görünümlerde maskelenmelidir.
• İz kaydı: belgeyi kimin ne zaman görüntülediği ve değiştirdiği izlenebilmelidir.
• Saklama süresi: belgelerin ne kadar süreyle saklanacağı belirlenmeli ve süresi dolan veriler için bir politika bulunmalıdır.
• Amaçla sınırlılık: toplanan belge, gerçekten iş ilişkisi için gerekli olan belgeyle sınırlı kalmalıdır.

Bu maddelerin ilk dördü yazılımın karşılaması gereken tekniklerdir. Sonuncusu ise şirket politikanızın konusudur; hiçbir yazılım sizin adınıza 'bu belgeyi istemeye gerek yok' kararını veremez.

Nereden başlamalı?

1. 1Şirketiniz için zorunlu belge tipi listesini çıkarın — personel tipine ve departmana göre farklılaşabilir.
2. 2Mevcut dosyaları bu listeye karşı kontrol edin; eksik tablosunu görün.
3. 3Belgeleri dijitale aktarırken süreli olanların bitiş tarihlerini mutlaka girin. Tarih girilmemiş belge, takip edilemeyen belgedir.
4. 4Yeni işe alımlarda dosyanın ilk hafta içinde tamamlanmasını süreç kuralı haline getirin.