Dinamik QR Kod ile Personel Giriş-Çıkış Takibi

QR kodlu personel takibi son yıllarda hızla yaygınlaştı. Sebebi açık: ek donanım maliyeti düşük, kurulum kolay, temassız ve personelin zaten cebinde olan telefonu kullanıyor. Ancak bu sistemlerin önemli bir kısmı, doğru kurulmadığında kolayca aşılabiliyor.

Statik QR kodun problemi

Statik QR kod, bir kez üretilip duvara asılan ve hiç değişmeyen koddur. Yapısı gereği içindeki bilgi sabittir. Bunun sonucu şudur: personelden biri kodun fotoğrafını çeker, mesai saatinde iş yerine gelmeden telefonundaki fotoğrafı okutur ve sisteme 'giriş yaptı' kaydı düşer.

Bu senaryo teorik değildir; statik QR kullanan sistemlerde en sık karşılaşılan suistimal biçimidir. Sistem, kaydı reddetmek için hiçbir dayanağa sahip değildir çünkü okutulan kod gerçekten geçerli koddur.

Dinamik QR kod nasıl çalışır?

Dinamik QR kodda terminal ekranındaki görsel sabit değildir; kısa aralıklarla yenilenir. Her yeni kod üretildiğinde bir önceki geçersiz hale gelir. Sunucu, gelen okutmayı doğrularken kodun hâlâ geçerli olup olmadığına bakar.

Bu basit mekanizmanın sonucu şudur: bir kodun fotoğrafını çekmek işe yaramaz, çünkü fotoğraftaki kod birkaç saniye içinde geçersiz olur. Okutmanın yapılabilmesi için kişinin fiziken terminalin karşısında bulunması gerekir.

Doğrulama tek taraflı da değildir. Okutma sırasında hem terminalin kimliği hem de personelin uygulamadaki oturumu kontrol edilir. Böylece kaydın hangi cihazdan, hangi personel tarafından ve hangi anda oluşturulduğu belirlenmiş olur.

QR terminal ile kart ve parmak izi karşılaştırması

• Kart sistemi kimin geldiğini değil hangi kartın okutulduğunu bilir; kart başkasına verilebilir. QR terminalde okutma, personelin kendi uygulama oturumu üzerinden yapılır.
• Parmak izi kişi doğrulamasında en güçlü yöntemdir; buna karşılık cihaz maliyeti yüksektir ve biyometrik veri, mevzuat açısından özel nitelikli kişisel veri olarak ek yükümlülük doğurur.
• QR terminalde aşınan hareketli parça yoktur, temassızdır ve yeni lokasyon eklemek cihazı tanımlamaktan ibarettir.

Kurulumda dikkat edilecekler

1. 1Terminali giriş noktasına, kuyruk oluşturmayacak yükseklikte ve gün ışığı yansıması almayacak şekilde konumlandırın.
2. 2Vardiya başlangıcında yoğunlaşma olan noktalara ikinci bir terminal ekleyin; okutma hızlı olsa da yığılma her sistemde kuyruk üretir.
3. 3Telefonu olmayan personel için alternatif yöntemi baştan belirleyin — kişiye özel kod veya yöneticisinin manuel kaydı gibi.
4. 4İnternet kesintisinde okutmaların cihazda kuyruğa alınıp alınmadığını mutlaka sorun. Kayıt kaybı, sistemin tüm güvenilirliğini ortadan kaldırır.
5. 5Manuel girilen kayıtların ayrı bir kaynak etiketiyle işaretlendiğinden emin olun; böylece denetimde hangi kaydın cihazdan, hangisinin elden geldiği görünür.

Kayıt sonrası: asıl mesele akış

Okutmanın güvenli olması tek başına yeterli değildir. Toplanan kaydın günlük özete, günlük özetin aylık puantaja, puantajın da bordroya kesintisiz akması gerekir. Aksi halde güvenli topladığınız veriyi ay sonunda yine elle Excel'e taşıyorsunuz demektir — ki bu, sistemin çözmesi gereken asıl problemdi.